Arbeitszeugnisse digital statt Word-Chaos
Kaum ein HR-Prozess wird so unterschätzt wie das Arbeitszeugnis. Gleichzeitig gibt es wohl kaum ein Dokument, das so viel Sorgfalt, Präzision und Fingerspitzengefühl verlangt.
Spesenmanagement mit Abacus: Wenn Spesen nicht mehr mühsam sind
Spesen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag: ein Geschäftsessen, eine Zugfahrt, eine Hotelübernachtung beim Kundentermin. Für Mitarbeitende sind es meist kleine Beträge, für die Administration entsteht daraus schnell viel Aufwand. Belege sammeln, Formulare ausfüllen, Genehmigungen einholen, korrekt verbuchen. Fehlt ein Beleg oder wurde etwas falsch erfasst, beginnt der Ablauf von vorne. Mit dem Spesenmanagement in Abacus lässt sich dieser Prozess spürbar vereinfachen.
Spesen erfassen, sobald sie entstehen
Viele kennen es: Der Beleg landet zuerst im Portemonnaie, dann auf dem Schreibtisch, und Wochen später fragt man sich, wofür der zerknitterte Kassenzettel eigentlich war. Im Spesenmanagement erfassen Mitarbeitende ihre Spesen direkt digital, mobil über AbaClik. Ein Foto des Belegs genügt oft, um die wichtigsten Angaben zu hinterlegen. So gehen weniger Belege verloren, und die Spesen werden dort erfasst, wo sie entstehen.
Genehmigen ohne E-Mail-Pingpong
Eine erfasste Spesenabrechnung muss in der Regel von der vorgesetzten Person geprüft und freigegeben werden. In vielen Unternehmen läuft das noch über E-Mails oder über unterschriebene Formulare. Digitale Workflows übernehmen diesen Schritt: Die Abrechnung wird automatisch an die zuständige Person weitergeleitet, die sie direkt im System prüft und freigibt. Keine Anhänge, keine langen Mailverläufe. Das spart Zeit und schafft Übersicht über den Stand jeder Abrechnung.
Weniger Aufwand in der Buchhaltung
Auch die Buchhaltung profitiert. Alle relevanten Angaben sind bereits im System, die Belege sind digital hinterlegt und die Buchung kann direkt weiterverarbeitet werden. Das reduziert manuelle Arbeit und vermeidet Fehler. Gerade wenn viele Mitarbeitende regelmässig Spesen einreichen, macht sich das rasch bemerkbar.
Ein kleiner Prozess mit grosser Wirkung
Spesenmanagement wirkt auf den ersten Blick wie ein Randthema. Im Alltag kostet es aber erstaunlich viel Zeit, bei den Mitarbeitenden wie in der Administration. Funktioniert der Prozess einfach, profitieren alle:
- Mitarbeitende erfassen ihre Spesen in wenigen Schritten
- Vorgesetzte behalten bei den Genehmigungen den Überblick
- Die Buchhaltung spart Zeit bei der Verarbeitung.
Mit dem Spesenmanagement von Abacus wird aus einem oft mühsamen Ablauf ein unkomplizierter Teil des Arbeitsalltags.
