Mieterstellung bei Eigentumswechsel
Beim Eigentumsübergang einer Liegenschaft gehen nach schweizerischem Obligationenrecht (Art. 261 OR) sämtliche bestehenden Mietverträge automatisch ...
Business Continuity – wenn Schlüsselpersonen ausfallen
Ein Unternehmen kann technisch bestens aufgestellt sein und trotzdem können Prozesse plötzlich ins Stocken geraten.
Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen konzentrieren sich Wissen, Berechtigungen und Verantwortung oft auf wenige Personen oder gar nur eine Person. Fällt eine Schlüsselperson unerwartet aus, ist in den Ferien oder kurzfristig nicht erreichbar, zeigt sich rasch, wie gut die Organisation tatsächlich vorbereitet ist.
Business Continuity bedeutet deshalb nicht nur Datensicherung, IT-Systeme und Notfallpläne. Ebenso wichtig ist die menschliche und organisatorische Absicherung der zentralen Prozesse. Besonders im Finanz-und Rechnungswesen können fehlende Stellvertretungen schnell weitreichende Folgen haben: Zahlungen bleiben liegen, Löhne können nicht verarbeitet werden, wichtige Dokumente können wegen fehlender Unterschriftsregelung nicht unterzeichnet werden oder Fristen werden verpasst usw.
Abhängigkeiten bewusst reduzieren
Ein wirksames Vier-Augen-Prinzip gehört zu den einfachsten und wichtigsten Kontrollen und zu einem Wissenstransfer. Wesentliche Zahlungen, Änderungen von Bankverbindungen oder andere sensible Vorgänge sollten nicht vollständig durch eine einzelne Person abgewickelt werden können. Entscheidend ist, dass die zweite Person den Vorgang tatsächlich beurteilen kann und nicht nur formell freigibt.
Gerade deshalb ist eine funktionierende Stellvertretung wichtig. Es genügt nicht, auf einem Organigramm festzuhalten, wer wen vertritt. Die Stellvertretung muss die Abläufe kennen, über die notwendigen Kompetenzen verfügen und auf die relevanten Systeme zugreifen können. Eine gut durchdachte Passwortverwaltung ist hilfreich. Gerade bei kleineren Unternehmen sind aber die internen Möglichkeiten dafür manchmal begrenzt. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, einzelne Stellvertretungsfunktionen extern abzusichern – beispielsweise über den Treuhänder. Mit klar definierten Zuständigkeiten und angemessen begrenzten Berechtigungen kann so sichergestellt werden, dass wichtige Aufgaben auch bei einem personellen Ausfall weitergeführt werden können. Die Unterschriftshoheit soll aber jederzeit beim Kunden verbleiben.
Ferien als Praxistest
Geplante Ferien sind eine gute Gelegenheit, die eigene Organisation zu testen. Sind Pendenzen, Fristen und Zuständigkeiten sauber übergeben? Kann die Stellvertretung Zahlungen freigeben und auf die notwendigen Unterlagen zugreifen? Läuft der Betrieb normal weiter und notwendige Unterschriften können geleistet werden? Oder zeigt sich erst während der Abwesenheit, dass entscheidendes Wissen bei einer einzigen Person liegt? Wer Ferienübergaben bewusst nutzt, erkennt solche Abhängigkeiten frühzeitig.
Auch Passwörter und Zugriffsrechte gehören zu diesem Thema. Gemeinsam verwendete Passwörter oder Zugangsdaten, die nur eine Person kennt, schaffen gleichzeitig Sicherheitsrisiken und Abhängigkeiten. Sinnvoller sind persönliche Benutzerkonten, Mehrfaktor-Authentifizierung und geregelte Notfallzugriffe. Bei Funktionswechseln oder Austritten sollten Berechtigungen zudem konsequent überprüft und angepasst werden.
Ein einfacher Selbsttest
Stellen Sie sich für einen Moment vor, eine zentrale Person wäre ab morgen für zwei Wochen nicht verfügbar: Können Zahlungen und Löhne weiterhin korrekt verarbeitet werden? Sind Fristen, Pendenzen und wiederkehrende Aufgaben dokumentiert? Verfügt die Stellvertretung über die notwendigen Zugriffe? Und ist klar, wer im Ausnahmefall entscheiden darf?
Wenn einzelne dieser Fragen nicht eindeutig mit Ja beantwortet werden können, besteht Handlungsbedarf. Oft sind keine grossen Projekte nötig. Dokumentierte Abläufe, klare Stellvertretungen, konsequente Doppelkontrollen und ein geregeltes Berechtigungsmanagement erhöhen die Widerstandsfähigkeit der Unternehmung bereits deutlich.
Die Prüfung von personellen Abhängigkeiten und kritischen Abläufen soll ein wiederkehrender Prozess in jedem Unternehmen sein.
